Тайм-менеджмент в современной организации. Инструменты планирования рабочего дня

Наталья Бурундукова

Работая руководителем детского сада, необходимо быть всегда в форме и начеку. Режим постоянной готовности - основная черта руководителя. Помимо очерченного круга обязанностей периодически возникают внеплановые ситуации, которые требуют оперативного вмешательства. Одно, другое, третье, и вы понимаете, что не успеваете НИЧЕГО. Знакома ли вам такая ситуация?

Или, наоборот, вы делаете все четко и по плану. Но ваши близкие люди начинают обижаться - все ваше время посвящено работе в детском саду. К сожалению, такие ситуации нередки.

(практикум)

Рассмотрим обычное утро руководителя, время - 08.10.

Заведующий просматривает электронную почту. Раздается звонок телефона, заведующий снимает трубку и разговаривает с «кипящим» родителем, недовольным работой воспитателя.

это время другой родитель входит в кабинет директора и сообщает о наличии пакета с неизвестным содержимым за прогулочной верандой на территории детского сада. В коридоре своей очереди ждет младший воспитатель. Делопроизводитель приносит письмо с предписанием из Роспотребнадзора «О проведении комплекса мероприятий, направленных на локализацию и ликвидацию очага острой кишечной инфекции среди детей и персонала учреждения. На столе со вчерашнего дня лежит заполненный акт обследования и категорирования объекта и паспорта безопасности учреждения.

Распределите очередность выполнения дел.

Проблема управления собственным временем для меня стала актуальной, поэтому я обратилась к технологии тайм-менеджмента.

В современных условиях тайм-менеджмент является неотъемлемой частью деятельности любой успешной компании. Тайм-менеджмент в работе современного руководителя детского сада - одно из актуальных направлений современного менеджмента, относительно новая для России и динамично развивающаяся его отрасль. Ее основная задача- выявление принципов эффективного управление временем.

Менеджмент сегодня - это мотивация, раскрытие потенциала работника.

Тайм-менеджмент применим как к размеренной работе младшего обслуживающего персонала, так и к профессиональной деятельности педагогов и руководителей образовательных организаций.

Одним из инструментов повышения эффективности рабочего времени является внедрение методов тайм-менеджмента.

Под тайм-менеджментом понимается технология организации времени и повышения эффективности его использования.

Управление временем (тайм-менеджмент) это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование,распределение, постановкуцелей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов.

Пониманием ли мы одно и то же, обсуждая понятие время? Ответ очевиден - мы очень разные по своему отношению ко времени. Причин тому много, одна - из области психофизиологии, это понятие - «собственная единица времени». СЕВ - это субъективная величина, которая играет роль своеобразного индивидуального шага, измеряющее текущее время (Б. И. Цуканов).

Упражнение «Собственная Единица Времени»

Как и механические часы, наши внутренние часы тоже могут идти точно, спешить или опаздывать. Почему это важно в контексте разговора о тайм-менеджменте? Это необходимо для того, чтобы не тратить свой невосполнимый ресурс времени на бесцельные размышления. Ведь планировать прошлое бессмысленно: всё уже случилось. А строить планы будущего в отрыве от настоящего - бесполезное занятие.

Тайм-менеджмент - это инструмент для планирования своего настоящего, которое неразрывно связанно с будущим. Свои психофизиологические особенности восприятия времени нужно, прежде всего определить, а затем учитывать при организации времени.

Для этого вам необходимо закрыть глаза, и, не просчитывая, открыть их через 1 мин., по вашему мнению.

В результате экспериментального измерения собственной единицы времени вы увидите, к какой группе людей вы относитесь, что же делать со своими внутренними часами? Идут ли они верно или требуют ремонта:

1 - люди, чьи внутренние часы сильно спешат. Их интересы устремлены вперед в будущее (они живут там и потом). Им характерно ставить цели в отрыве от настоящего, не соотнося их с конечным результатом и затрачиваемыми ресурсами;

2 - люди, чьи внутренние часы отстают. Их интересы обращены в прошлое (они живут там и тогда, планируют свое прошлое, что абсолютно бессмысленно;

3 - люди, чьи внутренние часы идут точно. Их жизнь зафиксирована только на настоящем (только здесь и сейчас, размышления о перспективах, планирование будущего – необходимый ресурс эффективного управления временем;

4 - люди, чьи внутренние часы немного убегают вперед. Их интересы связаны с настоящим, которое является частью будущего (мое завтра начинается сегодня).

Куда уходит наше время?

По даанным французских социологов из материалов журнала «Наука и жизнь») за 70 лет современный средний европеец:

Стоит 30 лет.

Спит 23 года.

Сидит 17 лет.

Ходит 17 лет.

Работает 8-9 лет.

Ест 6-7 лет.

Едет в транспорте 3 года.

Разговаривает и слушает разговоры 2 года.

Смотрит телевизор 6 лет.

Смеется 623 дня.

Готовит еду 560 дней.

Болеет насморком 500 дней.

Занимается шопингом 440 дней.

Болеет 440 дней.

Отмечает праздники 340 дней.

Заполняет различные документы 305 дней.

Читает 250 дней.

Говорит по телефону 180 дней.

Одевается мужчины 177, женщины 531 день.

Ходит в туалет по малой нужде 106 дней

Прежде чем перейти к правилам планирования времени руководителя, я хочу познакомить вас со стариной притчей о времени

В траве лежало яблоко. Хорошее, лишь с одного боку пятнышко.

Учитель поднял яблоко и сказал:

Есть две возможности. Можно его слегка обтереть и сразу есть. А можно достать ножик. Вырезать все сомнительные места, а потом уже есть. Но уже без брезгливости и опаски. И съесть удастся больше. Ведь в первом случае мы невольно оставляем сколько-то хорошего вокруг плохого. Правда, в первом случае мы можем начать есть сразу, а во втором - лишь после предварительной работы. Это две разные стратегии. Во всех делах. Во всех без исключения. Ничто на свете так не важно, как эта разница.

Правила планирования времени руководителя

(Современные приемы тайм-менеджмента)

1. Чтобы добиться успеха, необходимо выбирать правильные цели, промежуточные этапы помогут не свернуть с верного пути. Желательно заранее провести реестр личных ресурсов и средств для достижения целей, чтобы выяснить, какие свои сильные стороны надо поощрять, а над какими слабыми сторонами работать для дальнейшего развития своего потенциала.

Цель должна быть ясной, четкой и понятной. Конкретное формулирование практических целей важно для последующего планирования. Еще один важный момент. При постановке целей лучше ориентироваться не на процесс деятельности, а на его результаты.

Чтобы правильно выполнять свои функции и достигать намеченных целей, руководитель должен четко представлять свой бюджет времени.

2. Существуют несколько основных правил планирования рабочего времени:

Основное правило классического планирования времени: 60% - запланированное время, 20% - резерв времени на незапланированные действия, 20% - творчество.

Вспомним функции управления

«Золотые» пропорции планирования времени сформулировал итальянский экономист Вильфредо Парето. Он рассчитан на рациональное использование времени и гласит: «Если все рабочие функции рассматривать с точки зрения критерия их эффективности, то окажется, что 80 % конечных результатов достигается только за 20% затраченного времени, тогда как остальные 20% итога поглощают 80% рабочего времени». Применительно к повседневной работе это означает, что не следует браться сначала за самые легкие и интересные или требующие минимальных затрат времени дела. При планировании необходимо решать в первую очередь жизненно важные проблемы, а уже потом - многочисленные второстепенные.

возвращаемся к правилам планирования времени

3. Важно фиксировать и перепроверять, как и на что вы используете свое время.

Хронометраж личного времени следует проводить за несколько рабочих дней, возможно, недель, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающих дефицитов времени. Тревожные симптомы близкого возникновения временных проблем можно определить по следующим признакам:

Отсутствие приоритетов при выполнении дел (решение второстепенных задач при регулярном переносе главных);

Спешка при выполнении объемных заданий (зачастую вызвана несвоевременностью начала работы над ними);

Большой поток всевозможных рутинных дел (риск утонуть в мелочах);

Несвоевременное изучение деловой переписки (текущей документации);

Работа по вечерам и выходным (в служебные часы не хватает времени);

Постоянное выполнение работы за своих коллег (кажется, что так будет быстрее или надежнее);

Работа не по своему профилю (неэффективное использование возможностей);

Непрерывные помехи в работе (бесконечные телефонные звонки и наплыв посетителей);

Уточнение сведений, постоянное переспрашивание (трудное восприятие информации, как следствие утомления).

После проведения хронометража необходимо проанализировать все виды деятельности, в которых вы участвовали. Проведя детальный анализ основных «поглотителей» времени, можно лучше контролировать свой рабочий процесс и избежать отвлекающих моментов.

Хронофаги-поглотители времени:

Отсутствие целей

Нечеткая постановка целей

Отсутствие приоритетов

Попытка слишком много сделать за один раз

Плохое планирование дня

Личная неорганизованность, незнание того, с чего начать

Недостаток мотивации

Хаос в бумагах и на столе, необходимость тратить время на поиски нужных записей

«Расплывчатые» должностные обязанности, отсутствие понимания своих зон ответственности

Отрывающие от дел телефонные звонки

Болтовня на частные темы

Отсутствие самодисциплины

Медлительность

Длительное ожидание

Спешка, нетерпение

4. Перечислите все предстоящие в соответствующем плановом периоде дела. Невыполненное из этого списка вы можете взять за основу при составлении плана на следующий период.

5. Разделите задачи на долго-, средне- и краткосрочные. Установите их приоритетность и действуйте в соответствии с этим.

Как определить, какие из дел важные и срочные? В этом нам поможет метод Эйзенхауэра. Вернемся к обычному утру директора и распределим дела с применением решетки Эйзенхауэра.

Важное срочное - требует немедленного решения.

Важное не срочное - стоит поручить другому или наметить на не напрягающий вас срок его выполнения. (здесь главное- не затягивать до момента, когда оно станет важным срочным).

Неважное несрочное- дело лучше игнорировать, так же как и неважное срочное (его можно перепоручить кому-то сделать).

6. Работайте над своими планами регулярно и системно (доводите до конца начатое дело).

7. Не впадайте в крайность чрезмерного планирования, планируйте лишь такой объем задач, с которым вы реально можете справиться.

8. Стремитесь по возможности сразу восполнять потери времени (н-р: лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течении следующего целого дня нагонять упущенное накануне).

9. Составляйте свои временные планы на формулярах собственного изготовления или на специально разработанных карточках. (вы всегда будете иметь полный обзор дел).

10. Фиксируйте в планах результаты или цели (конечное состояние, а не просто действие.

11. Предусматривайте в плане столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует.

12. Устанавливайте точные сроки исполнения задач.

13. С самого начала в своих планах устанавливайте, какую работу вы должны выполнить лично, а какую можно перепоручить (делегировать).

14. Постоянно перерабатывайте и перепроверяйте свой план с точки зрения того, могут ли те или иные дела быть выполнены полностью.

15. Планируйте выполнение рутинных функций: просмотр документации, обход ДОУ.

16. Стремитесь сократить расход времени на непродуктивную деятельность.

17. Заботьтесь о том, чтобы вносить разнообразие в свою деятельность, чередуйте выполнение долго- и кратковременных проектов, работу в одиночку и в сотрудничестве.

18. Старайтесь сделать свои рабочие дни насыщенными и претворять свои планы в жизнь, для чего согласовывайте их с планами других людей.

При постановке цели на предстоящий планируемый период необходимо знать, на какой отрезок времени планировать достижение конкретных результатов как в плане личной жизни, так и карьеры.

Итак, рассчитаем личный капитал времени.

Исходные данные для расчета капитала времени

Показатель Условное обозначение Значение

Возраст, лет ВЛ 40

Пенсионный возраст, лет ВП 55

Число календарных дней в году NK 365

Число рабочих дней в году NP 250

Продолжительность рабочего дня ТЧ 7

Число свободных часов в течение рабочего дня ТС 2

Число выходных дней NB 115

Число свободных часов в течение выходного дня NC 10

Капитал личного времени КЛ состоит из капитала рабочего времени КР и капитала свободного времени КС:

КЛ = КР + КС

Капитал рабочего времени определяется как:

КР = (ВП – ВЛ) * NP* ТЧ = (55 – 40) * 250 * 7 = 26250ч

Капитал свободного времени:

КС = (ВП – ВЛ) * NР * ТС + (ВП – ВЛ) * NВ * NС = (55 – 40) * 250 * 2 +

+ (55 – 40) * 115 * 10 = 24750ч

Капитал личного времени:

КЛ = 26250+ 24750 = 51000ч

Расчеты показывают, что я располагаю ограниченным ресурсом времени. В моем распоряжении всего 24750 часов свободного времени. Гораздо больше времени (26250 часов) уходит на работу.

Что можно совершить за 26750 часов? Все зависит от того, какие цели я преследую. Это можно установить методом инвентаризации целей, т. е. разобраться в том, чего я желаю.

Если подытожить, что является основным в тайм-менеджменте?

Самое главное – планирование времени должно войти в привычку. Как только это произойдет, вы будете делать это так же, как чистить зубы по утрам. Это станет неотъемлемым ритуалом. И эффективность сильно возрастет. Будет время, чтобы заняться повышением профессионализма, подумать над стратегиями, заняться собой. Это и есть цель. Если тайм-менеджмент не войдет в привычку, результата приносить не будет. Он будет, но от раза к разу. Нестабильно. Так же, как если садиться на диету и правильно питаться 1-2 дня в неделю, а потом "отрываться". Эффекта не будет. Здесь обязательно должна быть система. Кроме того, необходимо постоянно развиваться в этом направлении: читать специальную литературу, посещать семинары и тренинги, практиковать новые техники. Рекомендую начать знакомство с тайм-менеджментом с книг Глеба Архангельского и Стивена Р. Кови.

Время - самый бесценный, самый незаметный ваш ресурс. Научитесь им управлять, научитесь ставить цели, планировать дела, жизнь, чтобы, однажды оглянувшись назад, вы увидели свое радостно улыбающееся Время, которого вам всегда и на все будет хватать!

Успехов в работе!

КАЗАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

КАФЕДРА МЕНЕДЖМЕНТА

Курсовая работа по теме

«Управление временем. Рабочее время руководителя»

Выполнена студентом группы 1412

Бороховичем Александром

Александровичем

Руководитель – Авдонина Софья

Геннадьевна

Казань

2004

I. ВВЕДЕНИЕ......................................................................................................................................................... 3

II. Тайм-менеджмент как система управления временем.................................. 6

III. Причины дефицита времени.................................................................................................... 8

1.) Причины, которые являются следствием неграмотных действий руководителя.... 8

2.) Причины, которые не зависят от руководителя........................................................................ 9

3.) Причины, непосредственно связанные с личностью руководителя............................. 11

IV. Основные методы тайм-менеджмента....................................................................... 12

1.) Анализ использования временного ресурса............................................................................ 12

2.) Планирование времени...................................................................................................................... 13

3.) Мероприятия, помогающие в рационализации использования времени.................. 16

4.) Тайм-менеджмент в масштабах организации....................................................................... 23

v. Практическая часть......................................................................................................................... 25

vi. Заключение........................................................................................................................................... 33

vii. Список использованной литературы......................................................................... 34

I. ВВЕДЕНИЕ

Всем известная истина – «Время - деньги», похоже начнает изменять свое значение. По словам одного из лучших аналитиков и практиков брэндинга Марка Гобе, «время становится дороже денег» . И с ним трудно не согласится.

Многие известные специалисты, в частности, московские, подтверждают эту истину, говоря при этом, что время – это такой специфический ресурс, который в организации стоит на одном месте с основными фондами, рабочей силой, сырьем, но оно имеет особое специфическое свойство: оно необратимо. То есть если оборудование можно купить, сырье и материалы тоже не являются редким товаром, который необходимо долго разыскивать, то потерянное время невозможно вернуть, невозможно вернуть упущенные в это время возможности, невозможно дорешать дела, если условия, в которых они решаются поменялись. При этом специфичность времени заключается еще и в том. Что каждый человек наделен им в равной мере, а именно, 1440 минут или 86400 секунд в день – не больше и не меньше.

В свое время Ницше сказал, что «человек, который не может потратить более 16 часов в сутки лично на себя должен быть назван рабом».

Рабочее время большинства современных руководителей современных руководителей уплотнено до предела, рабочий день не нормирован, и все же часто не удается завершить все намеченные дела к заданному сроку. При этом нарастает такое ощущение беспомощности перед лавиной проблем, срочно требующих твоего вмешательства и чувство того, что нехватка времени как нехватка воздуха ведет к тому, что проблемы просто напросто задавят человека. Все это ведет к стрессовому состоянию, еще более усугубляющему положение.

Такая ситуация в современном обществе носит массовый характер и не только среди руководителей. Наверняка каждый человек может вспомнить немало случаев, когда в один день он должен был решить массу проблем, побывать во множестве мест, при этом он никак не мог решить, в какой очередности лучше всего все это сделать и осознание того, что невозможно сразу и быстро решить проблему распределения времени, что из-за этого можно не успеть или пропустить что-то важно очень сильно угнетает, заставляет нервничать, портит настроение, что в конечном итоге отрицательно сказывается на самочувствии, работоспособности и уменьшает вероятность того, что все задуманное на день будет реализовано. Наверняка почти каждый человек может вспомнить и массу дел, отложенную им «на потом», а по сути «в долгий ящик», которые вроде бы нужно сделать, но вот все «никак руки не доходят».

В такой ситуации единственным решением может стать только применение специальных приемов и методов, имеющих общее название тайм-менеджмент. Само слово «тайм-менеджмент» переводится с английского языка как «управление временем», однако следует заметить, что временем управлять невозможно. Действительно, каждый человек имеет строго определенное количество времени, и у всех людей оно одинаковое. Невозможно как-то повлиять на его количество или скорость его течения. «Управление временем» - это просто громкое название того, что по сути своей является управление самим собой, организацией, людьми с целью ускорения решения проблем, осуществления мероприятий, выполнения работ, действий. Это управление по наиболее рациональному использованию времени.

Данная проблема имеет большое практическое значение, как для руководителей, так и для любого человека.

Приступая к написанию своей работы, я ставлю перед собой цель раскрыть все многообразие возможностей рационально использовать и экономить собственный временной ресурс и выявить методику сокращения непроизводительных затрат этого ресурса. В качестве основных задач будут выступать нахождение порядка осуществления различных этапов методики тайм-менеджмента, выявление всего многообразия причин дефицита времени и демонстрация на конкретном примере действий по внедрению системы управления временем.

II. Тайм-менеджмент как система управления временем

Тайм-менеджмент как система управления временем включает в себя ряд элементов, которые, будучи использованными в совокупности дают значительное сокращение времени, необходимого для осуществления различных производственных процессов. К этим элементам относятся, анализ использования рабочего времени, постановка целей, которые хочет достигнуть руководитель в ходе использования тайм-менеджмента, планирование рабочего времени, выработка различных методов борьбы в причинами нерационального использования временного ресурса. Однако несмотря на такую довольно стройную систему тайм-менеджмента не следует воспринимать его как аксиому, потому, что каждый человек является единственным, кто может решить для него проблему рационального использования времени наилучшим образом и поэтому наиболее эффективным является личный тайм-менеджмент, который в каждом отдельном случае индивидуален. Однако в общем случае можно применять указанные выше элементы тайм-менеджмента.

Анализ – это такой процесс, который позволяет выявить нерациональное использование рабочего времени, его причины, а также вычленить из всех причин основные, которые оказывают наиболее неблагоприятное воздействие на использование времени.

Постановка целей – необходимый этап в тайм-менеджменте, в ходе которого необходимо ответить на вопрос, зачем тайм-менеджмент вообще нужен для конкретного человека или на конкретном предприятии. Постановка целей помогает в дальнейшем ориентироваться в том, какие методы управления временем следует применять, а какие применять не следует.

Планирование – это такой процесс, в ходе которого осуществляется составление перечня задач, которые необходимо выполнить за определенный промежуток времени. Планирование рабочего времени имеет некоторые свои специфические особенности.

Выработка методов борьбы с причинами потерь времени предполагает, что в ходе предварительного анализа эти причины были выявлены и необходимо ликвидировать их. Для типичных причин существуют различные типичные способы борьбы с ними, однако следует помнить, что каждый конкретный случай индивидуален и необходимы индивидуальные подходы к каждой причине в каждом случае.

Тайм-менеджмент представляет из себя целостную структуру и применять его следует не исключая никаких его элементов. Применение тайм-менеджмента предполагает, что человек будет творчески подходить к его использованию.

III. Причины дефицита времени

Можно выделить большое количество различных факторов, приводящих к потерям времени. Часть из этих факторов являются следствием неграмотных действий руководителя, часть происходят независимо от него, а часть связана непосредственно с личностью руководителя, однако на большинство из них руководитель имеет возможность повлиять или хотя бы снизить потери времени, происходящие из-за воздействия этих факторов. Рассмотрим эти группы факторов.

1.) Причины, которые являются следствием неграмотных действий руководителя

К первой группе отнесем те факторы, которые являются следствием неграмотных действий руководителя. К ним относятся бесплановость работы, плохо налаженный в организации обмен информацией, отсутствие четкого распределения работ по степени их важности, выполнение задач, которые вполне могут быть выполнены подчиненными, слабая мотивация труда. Руководитель может выявить эти факторы и попытаться их устранить каким-либо образом.

Рассмотрим эти факторы.

1) Бесплановость работы. Является результатом образа жизни не только самого
руководителя, но и общего стиля жизни данной организации. Бесплановость работы ведет к постоянным перерывам для различного рода «уточнений», разъяснений, необходимых для дальнейшей работы различных отделов, подразделений и отдельных работников. При этом отвлекаются не только те, кто обращается за информацией, но и те, к кому обращаются за информацией.

2) Плохо налаженный в организации обмен информацией. Передавая информацию, любой человек всегда уверен, что ее получатель полностью осознает и понимает ее смысл, однако это не всегда так. Каждый имеет свои рамки восприятия, которые могут искажать полученную информацию. Далеко не все современные руководители решили эту задачу для себя и своих сотрудников и ввели на своих фирмах унифицированную систему приема и передачи информации. Во многих организациях обмен информацией между подразделениями происходит в виде испорченного телефона, часто в процессе неформального общения. Также примером отсутствия стандартов передачи информации может служить отсутствие единого стандарта объяснения клиенту по телефону местоположения организации – «каждый объясняет, как может».

Приветствую! Все знают, что термин «тайм-менеджмент» дословно переводится как «управление временем». Но это не совсем корректно – ведь управлять временем человек пока не умеет. Зато мы можем эффективно управлять своими делами (и не только рабочими) с учетом временных ограничений!

Продуктивность – то, что отличает успешных людей от всех остальных. За свою жизнь Николай Рерих написал 7000 картин и 30 книг и объездил полмира. А как Вы расходуете свой невосполнимый и самый ценный ресурс?

На мой взгляд, тайм-менеджмент – это набор хитростей и приемов, которые позволяют легко обмануть собственную лень. Предлагаю лично проверенные инструменты тайм менеджмента!

Название конечно забавное, но метод вполне серьезный. 🙂 Инструмент «Помидор» нужен для максимальной концентрации внимания. На мой взгляд, это один из самых эффективных способов выполнить любую работу в сжатые сроки.

В чем суть?

• Четко сформулируйте задачу, над которой будете работать
• Поставьте таймер (можно в виде помидора) ровно на 25 минут
• Работайте, не отвлекаясь ни на что, до звукового сигнала
• Сделайте короткий перерыв на 4-5 минут
• Приступайте к следующему 25-минутному отрезку
• После каждого шестого этапа устраивайте длинный перерыв на 15-20 минут

Инструмент отлично подходит для решения одной задачи, на которой нужно полностью сконцентрироваться: написать отчет, составить макет дизайна сайта, перевести текст с английского.

Приоритетное планирование

Метод основан на матрице Эйзенхауэра, о которой я . Представляет собой квадрант из четырех квадратов с двумя осями. По горизонтали матрица делится на «срочно» и «не срочно», по вертикали – на «важно» и «не важно».

Каждой задаче присваивается приоритет на основе двух критериев (срочности и важности). Вариантов может быть всего четыре: A, B, C, D.

Как метод приоритетного планирования использует матрицу Эйзенхауэра?

1. Записываем текущие задачи в колонках A, B, C, D
2. Выполняем задачи «А» (если они есть). Грамотное планирование предполагает, что «срочных и важных» дел должно быть как можно меньше. Задачи категории «А» могут стихийно появляться в течение дня! Поэтому и время на них нужно резервировать заранее
3. Задачи из квадрата «С» (срочные, но неважные) перепоручите кому-то другому. Классический пример: руководитель компании часто делегирует личному помощнику дела вроде «забрать вещи из химчистки», «забронировать столик в ресторане» или «заказать билеты на самолет»
4. Приступайте к выполнению задач из квадрата «В» (важные, но не срочные). Это основные дела, на которые расходуется максимум времени и сил
5. Задачи из квадрата «D» (не срочные и не важные) можно выполнять после всех остальных либо игнорировать вовсе. Или, в крайнем случае, использовать в качестве короткого отдыха на протяжении дня

Метод «Альпы»

Один из самых простых и наглядных инструментов тайм-менеджмента для планирования рабочего дня.

• Составляем список задач
• Расставляем приоритеты
• Рассчитываем время на выполнение каждой задачи и общую потребность во времени
• Сокращаем итоговое число до 60% всего дня
• Перепоручаем другим все, что можно перепоручить
• В конце дня контролируем выполнение и переносим все невыполненное на следующий день

Метод Шваба

Когда-то за создание этого метода планирования президент компании Bethlehem Steel Чарльз Шваб заплатил консультанту Айви Ли $25 000.

Как пользоваться методом Шваба?

• Записываем самые важные задачи
• Определяем последовательность и нумеруем их
• Работаем над решением задач в заданной последовательности
• Закончив работу над одной задачей, проверяем, не появились ли новые и не сместились ли приоритеты в пользу других
• Добавляем новые дела в список, соблюдая приоритетность
• Продолжаем работать над задачами по мере убывания их важности

Протестировав на себе кучу методик и инструментов планирования, я понял, что все не так просто. Какие-то техники мне категорически не подошли. Другие дали потрясающий результат, но… не сразу. Кстати, кучу рабочих инструментов предлагает Глеб Архангельский в своей книге «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать» .

• Выбирайте планировщик под себя

Если день у Вас не слишком загружен (или Вы не любите гаджеты), то идеальный вариант – обычный бумажный блокнот. Если постоянно работаете за компьютером – подойдет удобный планировщик в электронном виде. Ну, и если Вы не представляете свою жизнь без гаджетов, то лучшие помощники — приложения для смартфонов и планшетов.

• Планируйте день заранее

Следующий день лучше планировать накануне вечером, а не утром «отчетного» дня. То же самое можно сказать и о планах на неделю. Их желательно составлять в воскресенье вечером, а не в понедельник.

• Учитывайте форс-мажоры

Раньше я упорно совершал одну и ту же ошибку: составлял график, где дела шли одно за другим без единого «окна». Уже через неделю я понял, что постоянно жить в состоянии дедлайна — верная дорога к неврозу.

Во-первых, какие-то дела не удавалось втиснуть в то время, которое я им отводил. Во-вторых, в течение дня появлялись новые задания, неучтенные в графике. В-третьих, пару раз в неделю обязательно случались форс-мажоры: прокол колеса, жуткая «пробка» по пути на встречу или друг просил помочь с ремонтом. Такие непредвиденные дела, как правило, отнимают кучу времени и заставляют кардинально пересмотреть планы на день.

Вывод: каждый день оставляйте «окна» на форс-мажоры. Если ничего «внепланового» не произошло, время можно потратить на:

• Отдых
• Дела из категории «на потом»

Кстати, давно хотел рассказать Вам о таком полезном инструменте как «дела на потом». В своем блокноте для планирования (или в электронном планировщике) выделяете отдельную страничку.

Туда записываем все «несрочные» дела, до которых руки не доходят никогда. Сразу же делим их на три категории: «до одного часа», «два-три часа» и «полдня». Например: «привести в порядок платежки по ЖКХ за прошлый год», «заехать к стоматологу на профилактический осмотр» и «купить и поменять кран на кухне».

Как только в Вашем графике неожиданно образовалось окно: открываете список дел «на потом» и выбираете что-то под настроение. Всего за полгода можно, не напрягаясь, переделать ВСЕ, что копилось годами!

А какими инструментами тайм-менеджмента пользуетесь Вы? Подписывайтесь на обновления и делитесь ссылками на свежие посты с друзьями в социальных сетях!

Здравствуйте! Сегодня поговорим про тайм-менеджмент или эффективное управление временем и ответим на вопрос, как все успевать!

Человек является частью социума. У каждого из нас есть определенные обязанности перед самим собой, коллегами и родными. Порой кажется, что жизнь – это калейдоскоп одинаковых дней, с большим количеством задач, на решение которых постоянно не хватает времени. Если вы ассоциируете себя с белкой в колесе, тогда вам интересно будет узнать о том, что временем можно эффективно управлять.

Что такое тайм-менеджмент или управление временем

Взгляните на богатых и успешных людей. Они владеют большим бизнесом, руководят огромным количеством людей и находят время для отдыха и семьи. «Как все успевают успешные люди?» спросите вы. Да все потому, что они знают и владеют основами тайм-менеджмента.

Тайм-менеджмент – это умение рационально распределять свои временные ресурсы. В переводе с английского означает «управление временем». Конечно, люди не волшебники и не умеют возвращать время вспять, или останавливать его. Но мы можем научиться грамотно распределять каждую минуту, чтобы успевать выполнять все поставленные задачи.
Девизом успешных тайм-менеджеров можно считать выражение «Успевай больше, работая меньше».

Кому будет полезен тайм-менеджмент

Люди имеют разные потребности и разные обязанности. Не стоит думать, что проблема отсутствия свободного времени это проблема только руководителей и состоятельных людей. На самом деле учиться делать максимальное количество дел в определенный промежуток времени начинают с детства.

Давайте вспомним хотя бы распорядок дня ребенка. Наверняка у многих дома висел плакат «Расписание уроков и распорядок дня». Благодаря ему дети соблюдают режим дня и дисциплинируются.

Если вы задаетесь вопросами: «Как работать и успевать все делать по дому женщине с ребенком», «Как научиться быстрее все успевать и не уставать», значит данные вопросы для вас актуальны, особенно если вы молодая мама. Некоторые представительницы прекрасного пола успевают следить за тремя детьми, ухаживают за собой и мужем, а некоторые не могут справиться даже с одним ребенком.

Поэтому не стоит думать, что тайм-менеджмент – это бесполезная наука, которая в жизни вряд ли вам пригодится. На самом деле, если вы научитесь контролировать свое время, вы обретете счастье и гармонию во всех сферах жизнедеятельности.

История тайм-менеджмента

Люди с древних времен пытались максимально эффективно распределять свои трудовые ресурсы, поэтому еще в Древнем Риме философ Сенека начал распределять потраченное время, на то, которое он провел с пользой и бесполезное. Если известный мыслитель делал что-то полезное, то такое время считалось хорошим, бесполезное – плохим.

Позже Сенека начал записывать, что и когда он делал. После этого проводил анализ потраченного времени и оценивал его эффективность. Можно сказать, что он занимался построением системы эффективного тайм менеджмента.
В ΧV веке известный итальянский ученый Альберти утверждал, что люди, которые умеют с пользой управлять своим временем, всегда будут успешными.

Уже в ΧΧ веке был создан институт труда, где работало немало известных личностей. Например, биолог Любящев А.А. изобрел метод хронометража. Его успешно и сейчас применяют на большом количестве предприятий, анализируя рабочее время каждого специалиста.

Хронометраж позволяет проанализировать, сколько времени необходимо человеку для выполнения определенной задачи.

Основные составляющие тайм-менеджмента

Перед тем как приступить к изучению основных правил тайм-менеджмента, необходимо знать, из каких частей он состоит. То есть что необходимо будет делать, и благодаря чему вы научитесь распределять свое время:

• Строгий учет всего времени;
• Оптимизация рабочих временных ресурсов;
• Ежедневное планирование своего дня;
• Постоянная мотивация.

Управлять своим временем нужно не только в рабочие часы, но и в период отдыха. Это поможет лучше восстановить свои силы, а также даст возможность чувствовать себя счастливым, самодостаточным и успешным человеком.

Не каждый гражданин нашей страны вообще слышал о том, что своим временем можно умело управлять. Соответственно о существовании методики тайм-менеджмента многие даже не подозревают. Но в случае если человек все-таки заинтересовался и поверхностно ознакомился с минимальной информацией об этом искусстве, то он сразу становится заложником многих страхов.
Рассмотрим самые популярные страхи, связанные с тайм-менеджментом.

1. Никто не может управлять временем, поэтому жизнь шла, и будет идти своим чередом. Это неверное утверждение, ведь вы сами являетесь хозяевами своей судьбы. Только от вас зависит, насколько быстро будет выполнена работа и сколько останется времени для отдыха и общения с друзьями. Овладев полезными привычками, которые помогают сэкономить время, вы будете управлять не временем, а своей жизнью;
2. Благодаря тайм-менеджменту придется больше работать. Некоторые люди действительно боятся, того, что если у них появится свободное время, то придется выполнять больше незапланированной работы. На самом деле тайм-менеджмент позволяет оптимизировать все процессы, и вы вряд ли успеете сделать незапланированную работу;
3. Придерживаясь правил тайм-менеджмента, можно превратиться в робота. Многие думают о том, что если полностью распланировать свою жизнь, то можно лишиться всех человеческих радостей. На самом деле тайм менеджмент не забирает время, а наоборот помогает найти лишний час-два, который можно потратить на себя.

Принципы тайм-менеджмента или как все успевать

Искусство управления своим временем – это довольно сложная наука, на изучение которой может уйти не один год. Но мы постарались выделить основные принципы тайм-менеджмента, которые помогут правильно организовывать день каждого человека.

Планируйте каждый свой день

Каждый день перед сном старайтесь выделить несколько минут для того, чтобы в письменной форме составить план на следующий день. Сделать это можно на листке бумаги или на демонстрационной доске. Пропишите каждую минуту своего времени, не забывая об отдыхе и форс-мажорных обстоятельствах. Не забывайте достаточно времени уделять именно этим пунктам, ведь никто не застрахован от непредвиденных трудностей.

Свой план носите всегда с собой (если он записан в блокнот или ежедневник), периодически в него посматривайте и проверяйте, укладываетесь ли вы в отведенное время. Вычеркивайте или стирайте выполненные пункты. Так вы будете чувствовать самоудовлетворение от выполненной работы.

Ставьте перед собой цель

У каждого человека есть мечта, которая превращается в определенную цель. Людям, которые ставят перед собой определенные задачи и знают ради чего они работают, легче достичь желаемого.

Например, если вы обычный среднестатистический офисный работник, но ставите перед собой цель быть руководителем, тогда необходимо получить соответствующее образование, хорошо себя зарекомендовать перед начальством и качественно выполнять свою работу. В таком случае у вас есть большие шансы продвинуться по карьерной лестнице. Возможно, в будущем вы . И в идеале, введете стандарт корпоративного тайм-менеджмента в своей организации. Главное действительно этого хотеть и не сидеть сложа руки.

Немаловажно научиться правильно ставить цели. Для начала подумайте, чего именно вы хотите. Ваша цель должна быть конкретной, достижимой, актуальной, измеримой и ограниченной временными рамками. Не нужно мечтать о том, что живя в глубинке и работая на небольшом заводе, вы через пару лет сможете стать президентом. Ставьте перед собой реальные цели и идите к заветной мечте.

Научитесь фиксировать свой план действий

О важности составления планов вы уже знаете, теперь давайте вместе рассмотрим, как грамотно распланировать свои дела.

Поможет нам в этом Диаграмма Ганта. Это, на первый взгляд, тяжелый метод, с которым не каждый справится. Но на самом деле все довольно просто. Работу этого метода рассмотрим на примере.

Вам необходимо построить дом. Вы прописываете все этапы строительства (проектирование, заложение фундамента, наземные, отделочные работы и т. д.) После чего данные заносите в таблицу и указываете сроки и очередность их осуществления. Некоторые мелкие процессы, выполнение которых не влияет на качество работ, можно объединить, тем самым сократив время на их выполнение.

Составление такой диаграммы позволяет наглядно объяснить масштабность выполняемых работ, благодаря чему работники включаются в процесс быстрее.

Расставляйте приоритеты

Для достижения поставленной цели каждому человеку приходится выполнять ряд задач разной степени тяжести. Поэтому нужно научиться расставлять приоритеты и выделять самые важные процессы.

Для того чтобы правильно распланировать свой день, можно воспользоваться несложным принципом. Он называется способ «АБВГД».
Его суть заключается в следующем. Вы составляете план на день начиная с самых важных дел. То есть, под буквой «А» мы подразумеваем выполнение самого важного процесса, под «Б» — менее важного, «В» — не очень важное и т. д.

Выполнение самых сложных и важных задач необходимо запланировать наутро, или самый продуктивный для вас период. Дело в том, что если самую тяжелую задачу сразу не выполнить и постоянно откладывать ее решение на потом, то чувство невыполненного долга будет эмоционально на вас давить. Известный специалист в области активного тайм-менеджмента Б.Трейси советует подходить к решению подобных вопросов жестко и однозначно. Он является автором метода тайм-менеджмента «Позавтракай лягушкой», которым успешно пользуется огромно количество людей.

Его суть заключается в следующем. Вы выполняете самые тяжелые и трудоемкие задачи («лягушки») в первую очередь. Это необходимо для того, чтобы вы успели сделать все запланированные дела, а ваш эмоциональный фон, на протяжении всего дня, оставался в норме.

Логическим продолжением метода с лягушкой является принцип или закон Парето. Он гласит что, 20% всех приложенных нами усилий дают результат в 80%, а оставшиеся 80% усилий результативны только на 20%.

Именно поэтому основной задачей каждого является выявить наиболее эффективные 20% и сконцентрироваться на их выполнении.
Есть еще один метод, который помогает расставить все приоритеты. Называется он «Матрица Эйзенхауэра». Известный успешный политический деятель славился своей практичностью. Он разделяет все свои дела на 4 категории:

• Срочные и важные . Эти дела необходимо выполнять в первую очередь. Из-за своей важности их не стоит поручать другим. Если вы будете затягивать с выполнением таких задач, это может быть чревато негативными последствиями в будущем;
• Важные, но не срочные . Обратите внимание именно на этот пункт. Именно с этой категорий задач можно выполнять планирование. Но не стоит откладывать их выполнение надолго, т. к. эти дела могут перейти в пункт срочные и важные;
• Срочные, но не очень важные . Такие дела в основном забирают много времени, поэтому именно их можно делегировать, т. е. перепоручить кому-то;
• Неважные и несрочные . Их лучше вообще вычеркнуть из списка, чтобы не тратить свое время.
  Попробуйте и вы использовать эти методы, и уже через несколько дней поймете, насколько они действенны.

Фокусируйтесь на главном и научитесь делегировать

У каждого человека есть огромное количество дел, которые нужно сделать в течение дня. Некоторые из них могут занять у вас несколько минут, а некоторые требуют нескольких часов. Постарайтесь за все трудные и важные дела браться самостоятельно, а менее важные поручать другим людям.

Например, если в семье никто, кроме мамы, не умеет готовить борщ, а помимо обеда необходимо еще вытереть пыль и сложить игрушки, то рационально будет поручить уборку детям или папе, в то время когда мама будет готовить обед. При таком раскладе все накормлены, а квартира убрана.

Или другой пример, если вы ежедневно зарабатываете несколько тысяч рублей в день и у вас потек кран, то легче поручить ремонтные работы сантехнику и заплатить ему пару сотен, в то время как вы за это время заработаете в несколько раз больше.
Освойте принципы делегирования, т. е. не бойтесь перекладывать на других часть своих обязанностей.

Анализируйте прожитый период и создавайте свои личные правила тайм-менеджмента

Периодически оглядывайтесь назад и старайтесь анализировать прожитый период. Обращайте внимание на то, насколько рационально вы тратили время, как быстро достигли поставленной цели, какие трудности при этом встречались на вашем пути и т. д.
Регулярно анализируйте свою жизнь и отмечайте то, с какой скоростью она движется, полностью ли вы довольны своими действиями.
Опираясь на основные принципы тайм-менеджмента, создавайте свои правила, которые помогают вам оптимизировать временные ресурсы и чувствовать себя счастливым и успешным человеком.

Не забывайте отдыхать

Планируйте свой отдых как одну из главных задач. Именно от того, насколько хорошо вы восстановили свои силы, зависит качество и быстрота выполняемой работы. Не пренебрегайте сном. Сон взрослого человека должен составлять не менее 8 часов в сутки. Иначе депрессия и упадок сил вам гарантированы, а это главные враги продуктивной работы.

Не забывайте общаться с друзьями и близкими. Не забрасывайте свои хобби и увлечения. Приятное времяпровождение способствует расслаблению человека и делает его жизнь более яркой.

Распланируйте свой следующий день

Ложась спать, намечайте задачи, которые вы бы хотели завтра осуществить. Лучше записать все пункты, чтобы ничего не упустить, ведь человек не робот и ему свойственно забывать некоторые мелочи.

Планированием лучше заниматься в вечернее время. То есть вы вечером сегодняшнего дня продумываете следующий. Это позволяет существенно оптимизировать временные ресурсы, проще говоря, вы грамотно распределяете свое время.

Последний день

Старайтесь каждый день проживать как последний. Не откладывайте выполнение важных дел. Дела, на которые постоянно не хватает времени, иногда, так и остаются в планах, т. е. нереализованными. Поэтому по возможности максимально выкладывайтесь в течение каждого дня. Благодаря этому у вас не будет скапливаться масса рутинной и неинтересной работы.

Фильтруйте информацию

Изучая определенную информацию в интернете или печатных изданиях, старайтесь выделять главные аспекты статьи и «пробегать» взглядом именно по ним. Очень часто предоставляемая информация переполнена различной рекламой, или излишками рассуждений авторов, т. е. «водой». Научитесь читать «через строчку», это существенно сэкономит ваше время.

Пожиратели времени

Очень много времени современные люди тратят на просмотр абсолютно не нужной информации в соц. сетях и других интернет – ресурсах, а также на бесполезные разговоры по телефону.

А ведь время – это тот ресурс, который нельзя восполнить. Для того чтобы понять насколько оно вам дорого посчитайте, сколько примерно вы зарабатываете в течение часа. А теперь подумайте, сколько времени и денег вы напрасно теряете. Даже если не переводить все это в денежный эквивалент, задумайтесь, что вместо пустой болтовни по телефону можно было почитать книжку ребенку, или поиграть с ним. А это куда полезнее и принесет больше удовлетворения.

Конечно, изолироваться от всех и прекратить общение с друзьями это тоже не выход. Но попытайтесь минимизировать общение с действительно ненужными людьми. Научитесь им говорить «Нет».

Проанализируйте привычки и выявите именно своих «пожирателей времени». Постепенно избавляйтесь от них, учитесь .

Концентрация на выполнении одного дела

Постарайтесь не браться за выполнение нескольких дел одновременно. Так вы будете распылять свои силы, а внимание будет рассеянным. Вы дольше будете выполнять каждый процесс. Возьмите одно дело и выполните его полностью, после этого приступайте к следующему.

История знает некоторых людей, которые могли делать несколько дел одновременно (например, Юлий Цезарь), но они всего лишь исключение из правил.

Но есть такие процессы, которые можно и нужно совмещать. Например, езда в общественном транспорте у большинства людей занимает много времени. Почему бы в это время не заняться самообразованием. Ведь можно прослушать аудиокнигу, или прочитать интересный журнал.

Эксперты советуют не хвататься за все. Лучше медленно и уверенно идти к поставленной цели, качественно выполняя каждую задачу.

Изучите свои биологические часы

Ритм жизни у каждого человека индивидуален. У кого-то пик активности припадает на утренние часы, а кто-то спит до обеда, а к вечеру начинает работать. Только вы сами знаете, когда у вас подъем сил и наиболее высокая работоспособность. Именно в этот период и постарайтесь выполнять максимальный объем заранее спланированной работы. Делайте это в одно время.

Приведите в порядок рабочее место

У всех успешных людей можно заметить идеальный порядок на их рабочем месте. Это касается как обычного стола, так и рабочего стола ПК. Вы когда-нибудь замечали, сколько тратите своего времени на поиск какого-нибудь документа? Ученые подсчитали, что люди, имеющие беспорядок на своем рабочем месте, тратят 30% времени на поиск необходимого документа, инструмента и т. д.
Наведите порядок, утилизируйте ненужные бумаги, избавьтесь от мусора. Благодаря этому вы будете чувствовать себя комфортно, а работоспособность повысится.

Отдельное рабочее место

Если вы трудитесь в домашних условиях и считаете, что все жилище – это рабочее место, то вы глубоко заблуждаетесь. Пока вы работаете, вас может отвлекать масса мелочей. Постарайтесь обустроить свой уголок, где будут храниться все ваши вещи, необходимые для рабочего процесса.

Например, если вы занимаетесь пошивом одежды на дому, то не стоит разбрасывать швейные принадлежности по всей квартире. Поиск необходимой вещицы займет много времени. Обустроив свое рабочее место, вы избавите себя от дополнительных уборок и постоянных поисков.

Книги о тайм-менеджменте или управлении временем

Если вы всерьез решили изменить свою жизнь и хотите больше узнать о тайм-менеджменте, тогда вам будет полезно прочитать следующие книги. Они являются трудами известных специалистов в этой области и пользуются большой популярностью:

1. «Хозяин времени», автор Евгений Попов.
2. «Экстремальный тайм-менеджмент», авторы Николай Мрочковский и Алексей Толкачев.
3. «Как привести дела в порядок или Искусство продуктивности без стресса», автор Дэвид Ален.
4. «Тайм «Драйв», автор Глеб Архангельский.
5. «Результативный тайм-менеджмент», «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку», «Управляйте своим Временем», автор Брайан Трейси.
6. «Время — деньги», автор Мэтью Эдлунг.
7. «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью», автор Джулия Моргенстерн.
8. «Интегрированный тайм-менеджмент», автор Стив Прентис.
9. «Как успевать жить и работать», авторы Дон Аслетт и Кэрол Картаино.
10. «Ваше время – в Ваших руках», автор, Лотар Зайверт.
11. «Жесткий тайм-менеджмент», автор Дэн Кеннеди.
12. «Искусство успевать», автор Алан Лакейн.
13. «Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове», автор Реджина Лидс.
14. «Работай меньше, успевай больше. Программа персональной эффективности», автор Кэрри Глисон.

Заключение

Если вам кажется, что организовать свой день, используя советы тайм-менеджмента у вас не получится, то вы глубоко заблуждаетесь. Конечно, любое начинание требует дисциплины и самоконтроля, но вы быстро «втянетесь» в этот процесс и начнете получать от него удовольствие.

Главное, не бросать начатое. Постарайтесь продержаться 30 – 40 дней, после чего планирование дня превратится в хорошую привычку, без которой вы просто не сможете жить.

Научитесь правильно распределять свое время. Тогда вы будете успевать не только работать, но и отдыхать, общаться с близкими и развлекаться с друзьями.

Функции планирования на предприятии. Основные обязанности руководителя. Организация труда руководителя, планирование его времени (тайм-менеджмент). Рекомендации для составления недельного плана. Планирование времени специалиста, его обязанности.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

• Введение
• 1. Теоретическая часть
• 1.1 Функции планирования
• 1.2 Обязанности руководителя
• 1.5 Обязанности специалиста
• 2. Практическая часть
• Заключение
• Список литературы

Введение

Планирование - это деятельность, направленная на мысленное перекидывание моста между теми местами, где находится ваш коллектив в данное время , и тем, где вы хотите его видеть в определенный момент в будущем, с точки зрения выполнения задачи. Функция планирования - это реакция на потребность коллектива знать, каким образом будет достигнута цель.

Планирование связано с разработкой метода действий или способа достижения цели. Лидер, у которого нет плана , не может быть эффективным. Поиск альтернатив

Чтобы придумать достаточное количество вариантов действий и предложить их коллективу, нужно обладать определенным навыком. Совершенно очевидно, что вас может ограничивать недостаток времени . Поэтому один из первых вопросов, который вы должны задать, звучит так: "Сколько у меня времени ?" При необходимости проверьте, что эти време н ные ограничения реальные, а не предполагаемые. Нередко у нас есть больше времени на составление плана , чем нам кажется. При отсутствии кризисной или опасной ситуации, а также знании, каким количеством времени вы располагаете, вы можете с пользой использовать это время для разработки плана. Тем не менее следует внимательно следить за временем , которое быстро кончается.

Другой фактор, который следует принимать во внимание, это доступные ресурсы, которые помогут вам идентифицировать возможные варианты действий или решений . Особенно важен в этом отношении ваш коллектив, которому предстоит претворять разработанный план в жизнь. Подумайте о подходящей стратегии, которая позволит обеспечить участие членов коллектива. Здесь существует три разновидности политики.

Предполагается, что в конце первой фазы планирования лидер примет решение действовать определенным образом. Следует ли перекладывать решение на плечи всего коллектива? Это зависит от так называемой политической конституции писаной или неписаной коллектива или организации, закрепляющей подобные вещи. В дальнейшем вы увидите, что в коллективном принятии решений имеются определенные "сумеречные зоны". Вы можете причислить себя одновременно к двум или даже к трем типам лидеров. Премьер-министр, к примеру, является выдвинувшимся, избранным и назначенным лидером. Даже если вы обладаете полномочиями предлагать собственный план или выбирать из нескольких возможных вариантов тот, который вам кажется лучшим, у вас не всегда возникает желание воспользоваться этими полномочиями, поскольку требуется увлечь и воодушевить коллектив. Здравый смысл подсказывает, что чем больше коллектив (или конкретный человек) вовлечен в процесс разработки и принятия решения , тем выше вероятность, что он будет с воодушевлением претворять принятый план в жизнь. Однако этот процесс нужно держать под жестким контролем.

В коллективах, все члены которых обладают примерно равной компетентностью, процесс выбора из нескольких альтернатив может сопровождаться бурными дебатами. Лидеры и рядовые члены коллектива должны стараться изложить свою точку зрения как можно убедительнее, одновременно.

1. Теоретическая часть

1.1 Функции планирования

1. производственное;

2. финансовое;

3. кадровое;

4. маркетинговое.

Производственное планирование - это умение предвидеть цели и результаты действий субъекта экономики (предприятия) и определять ресурсы, необходимые для достижения определенных целей.

Финансовое планирование (имеет 3 вида) - это процесс разработки системы мероприятий по обеспечению развития предприятия необходимыми финансовыми ресурсами и повышению эффективности финансовой деятельности в предстоящем периоде.

Кадровое планирование - это направленная деятельность организации по подготовке кадров, обеспечению пропорционального и динамичного развития персонала, расчету его профессионально - квалификационной структуры, определению общей и дополнительной потребности, контролю за его использованием.

Маркетинговое планирование - характеризуется наличием определенного назначения (достижение желаемой цели), функций (исследование среды, ситуаций, проектирование и выбор альтернатив, оценка действий и пр.), структуры (организационное соединение отдельных компонентов во взаимосвязанное целое), потоков (информация между специалистами по планированию и пользователями).

руководитель менеджмент время специалист

1.2 Обязанности руководителя

Хорошая работа начинается с тщательной организации. Чтобы работа была выполнена качественно и в срок, необходимо уделить внимание организации этого процесса. Если искомые обязанности представить в виде перечня, то в него войдут следующие функции: постановка задачи и организация выполнения, распределение обязанностей и обеспечение взаимодействия, выстраивание взаимоотношений, анализ результатов, аудит эффективности процессов и пр. Как их реализовать на практике?

В работе руководителя любого уровня можно выделить такие функции, как:

§ управление подчиненными: все действия, которые руководитель должен предпринять для того, чтобы сотрудники правильно выполнили весь необходимый объем работ;

§ взаимодействие с компанией: встречи, собрания, совещания и переписка с коллегами и вышестоящими руководителями;

§ производство результата: все действия руководителя, которые не связаны ни с управлением подчиненными, ни с взаимодействием с компанией, когда он работает в качестве скорее менеджера-специалиста, пусть и высококвалифицированного;

§ осмысление: анализ и синтез информации, необходимой для выработки эффективных управленческих решений.

1.3 Планирование времени руководителя (тайм-менеджмент)

Эффективность работы организации в значительной мере зависит от организации труда руководителя. Для этого он должен научиться планировать свое рабочее время и рассматривать экономию времени как главный резерв повышения эффективности труда. Эффективность личной работы руководителя в значительной мере зависит от его умения точно определять свои цели и планировать работу. Любая работа должна начинаться с постановки целей.

Процесс постановки цели состоит из III этапов:

I - нахождение цели (чего я хочу?)

II - ситуационного анализа (что я могу?)

III - формулировки цели (к чему я конкретно приступаю?)

Постановка цели - начальный этап планирования. План - это перечень дел, которые необходимо выполнить для достижения целей. Причем каждое дело должно быть выполнено в определенный срок.

Существуют правила планирования личного времени, согласно которым необходимо:

1) устанавливать соотношение (60: 40), т.е. составлять план лишь на определенную часть рабочего времени (приблизительно на 60%). Дело в том, что события, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты ("поглотители" времени), а также личные потребности не могут быть запланированы полностью. Следовательно, свое время рекомендуется распределять между двумя блоками:

а) 60% - запланированное время (запланированная активность);

б) 40% - рабочее непредвиденное (непредвиденная активность) и спонтанное (спонтанная активность) время.

В зависимости от вида занятий, должности указанное соотношение может варьироваться.

2) анализировать виды деятельности и расход времени, а также "помехи". Для этого рекомендуется документировать и контролировать, как и на что расходуется время;

3) составлять планы действий: перечислять все предстоящие в плановый период дела, подразделить их на долго-, средне - и краткосрочные;

4) осуществлять реалистичное планирование, т.е. планировать лишь такой объем задач, с которым реально можно справиться;

5) восполнять по возможности допущенные потери времени;

6) составлять свои временные планы в письменной форме, что позволяет всегда иметь полной обзор дел, а также оказывает мобилизующее воздействие;

7) включать невыполненные задачи в план следующего периода;

8) фиксировать в планах результаты или цели, а не действия, чтобы активность была направлена непосредственно на достижение целей;

9) устанавливать временные нормы, предусматривать в своем плане на выполнение каждого задания столько времени, сколько оно требует

10) устанавливать точные сроки исполнения для всех видов деятельности, что, в частности, приучает к самодисциплине;

11) устанавливать приоритеты, т.е. точно определять, какое задание является приоритетным;

12) избавляться от "тирании" спешности. Самое срочное задание не всегда бывает самым важным, однако, именно на его выполнение затрачивается часто большая часть времени;

13) делегировать полномочия. Для этого следует устанавливать в своих планах, какую работу выполнять самому, а какую - перепоручить;

14) оставлять определенное количество времени в качестве резерва для неожиданных посетителей, телефонных разговоров или на случай недооценки продолжительности отдельных дел;

15) постоянно перерабатывать и перепроверять свои планы: могут ли те или иные дела быть реализованы полностью и вовремя;

16) планировать и использовать с пользой свое свободное время, время на поездки и ожидания, например для проработки материалов, размышлений и т.д.;

17) оставлять продолжительные непрерывные периоды для решения основных задач (спокойное время, закрытые часы);

18) резервировать определенную часть своего времени для плановой, подготовительной и творческой работы, а также для повышения квалификации;

19) планировать выполнение рутинных дел, например чтение месячных отчетов, обход отделов и т.д.;

20) следить за тем, чтобы на непродуктивную деятельность уходило как можно меньше времени, ограничиваться при этом только самым необходимым;

21) при планировании мыслить альтернативно по принципу "всегда есть другой, лучший путь";

22) вносить разнообразие в свою деятельность, чередовать выполнение долго и краткосрочных проектов, работу в одиночку и в сотрудничестве;

23) согласовывать свои временные планы с планами других людей.

1.4 Рекомендации для составления недельного плана

1. Не загружать свой рабочий день больше, чем на 60%, т.к. каждый день могут возникнуть незапланированные дела.

2. Вносить в план предполагаемые совещания.

3. Отличать в еженедельнике время, которое нужно для выполнения задания.

4. Выделять и группировать так называемые мелкие работы.

На основе недельных планов составляют планы на каждый день , при этом надо соблюдать следующие правила:

§ выполнять задания, намеченные на день до конца;

§ начинать рабочий день с 10-15 минутного обдумывания предстоящей на этот день работы;

§ определять последовательность выполнения работ (сначала лучше выполнить самое трудное задание дня, оно обычно составляет основное ядро рабочего дня, но ни в ком случае нельзя подвергать себя соблазну "сначала убрать с дороги всякую мелочь");

§ не начинать рабочий день с разбора почты, т.к. она редко содержит что-либо срочное;

§ заканчивать в первую очередь работу, оставшуюся незаконченной накануне, чтобы дела "не зависали";

§ вычеркивать из плана работы на день каждое выполненное задание;

§ использовать, если возможно, час в первой половине дня для работы "за закрытыми дверями".

У всех у нас есть один общий капитал, общая абсолютная ценность время. Многие руководители часто жалуются на перегрузки. Но во многих случаях, когда начинаешь изучать проблему, виновата не перегрузка, а неумение планировать свое время. Если руководитель не умеет определить приоритеты, постоянно отвлекается на второстепенные дела, слишком много зависит от событий дня, то он, как правило, не имеет времени на самообразование, на отдых, на общение. В этом случае большую помощь может сказать само менеджмент - последовательное и целенаправленное использование методов работы в повседневной практике для того, чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время. Чтобы научиться рационально использ о вать свое время, надо выявить свои слабые места .

Как должно распределяться время руководителя между производством результата и остальными зонами ответственности? Это зависит от следующих факторов:

§ Специфика работы. Если работа носит узкоспециальный характер, то вам придется более всего заниматься производством результата. Если работа требует тех уникальных знаний/умений, которых нет ни у кого другого, то и заниматься вам суждено более работой, чем управлением как таковым. При этом, поскольку именно вы отвечаете за квалификацию ваших подчиненных, есть смысл обучить их тому, что вам приходится делать.

§ Уровень корпоративной иерархии. Чем ниже ваш уровень, тем больше вам предстоит заниматься производством результата. Проблема же в том, что и по мере своего продвижения по служебной лестнице и укрупнения задач руководители сохраняют эту вредную привычку.

§ Сила власти. Чем слабее ваша власть, тем больше вам работать; ваш удел - производство результата.

§ Квалификация подчиненных. Чем ниже их профессиональный уровень, тем больше вам работать.

§ Мотивированность подчиненных. Чем менее подчиненные заинтересованы в результатах работы, тем больше работы придется делать самому руководителю.

1.5 Обязанности специалиста

Сотрудник обязан:

1) соблюдать Конституцию Российской Федерации, федеральные конституционные законы, федеральные законы, указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, международные договоры Российской Федерации и нормативные правовые акты ФСКН России;

2) обеспечивать защиту прав и законных интересов граждан;

3) исполнять приказы, распоряжения, за исключением незаконных или не имеющих отношения к исполнению им служебных обязанностей;

4) соблюдать установленные правила внутреннего распорядка, порядок обращения со служебной информацией, исполнять должностные инструкции;

5) в пределах своих должностных обязанностей своевременно рассматривать обращения граждан и общественных объединений, а также предприятий, учреждений и организаций, государственных органов и органов местного самоуправления и принимать по ним решения в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

6) поддерживать уровень квалификации, достаточный для исполнения своих должностных обязанностей;

7) хранить государственную и иную охраняемую законом тайну, а также не разглашать ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей сведения, затрагивающие частную жизнь, честь и достоинство граждан.

Обязанности сотрудника по занимаемой должности определяются должностной инструкцией. Порядок разработки и утверждения должностных инструкций устанавливается директором ФСКН России.

Исполнением сотрудником должностных обязанностей также являются:

1) участие в сборах, учениях, соревнованиях и других плановых служебных мероприятиях;

2) действия по защите жизни, здоровья, чести и достоинства граждан, а также по обеспечению собственной безопасности в связи с исполнением должностных обязанностей;

3) нахождение в положении заложника в связи с исполнением должностных обязанностей;

4) следование к месту службы и обратно, нахождение в служебной командировке;

5) нахождение на лечении, следование к месту лечения и обратно.

Сотрудники подлежат обязательной государственной дактилоскопической регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.6 Планирование времени специалиста

В процессе индивидуального планирования и управления своей деятельностью специалист лучше узнает свою работу, ресурсы и возможности сотрудничества; получает обоснованные данные о своих правах, ограничениях и об использовании рабочего времени. В результате специалист познает самого себя, что позволяет не просто работать, а достичь высоких результатов.

Предлагаем сформулированные нами десять "золотых" правил, выполнение которых поможет вам добиться лучшей организации вашей работы и успешного планирования своего времени.

1. Формируйте рабочие блоки, в которые вы будете включать выполнение крупных или сходных по характеру заданий

Тому, кто постоянно прерывает свою работу или кому мешают посторонние, для выполнения задания нужно значительно больше времени, чем сосредоточившемуся исключительно на выполнении работы такого же объема. Перерывы требуют дополнительных затрат времени и усилий для очередного разбега и погружения в работу. Если объединить выполнение нескольких небольших по объему, но сходных по характеру работ (например, телефонные разговоры, ответы на письма корреспондентов, обсуждение служебных вопросов с сотрудниками) в рабочие блоки, то экономия времени будет налицо.

2. Намеренно уединяйтесь и устанавливайте не приёмные часы

Для выполнения чрезвычайно важных заданий необходимо иметь возможность работать спокойно, без каких-либо помех. Недопустимо, чтобы двери вашего рабочего кабинета были открыты всегда и для всех. Кроме того, все равно невозможно устроить так, чтобы вас всегда могли застать по телефону, ведь время от времени приходится выезжать к клиентам, на переговоры и т.п. Значит, необходимо установить личные неприемные часы. Для этого следует переключить телефон на секретаря, коллег или воспользоваться автоответчиком. Только в этом случае в вашем рабочем расписании появится промежуток времени, когда вы сможете, максимально сосредоточившись, добиться наивысшей производительности труда и результативности. На поступившие в этот период телефонные звонки можно будет ответить позднее.

3. При проведении переговоров устанавливайте регламент, а также определяйте необходимые затраты времени для выполнения определенных заданий

Продолжительность выполнения той или иной работы обычно зависит от имеющегося в распоряжении времени. Едва ли не каждый деловой человек жалуется на слишком затяжные и мало результативные переговоры. Обсуждать следует все, что необходимо, но не более часа. Этого времени вполне должно хватить для того, чтобы выслушать все точки зрения и принять основные решения. Порой деловые встречи превращаются в бесполезную "говорильню”. Чаще всего их назначают на 10 часов утра, и переговоры длятся до обеда. Между тем, если встречу назначать на 11 часов утра, то она также непременно закончится к обеду, причем, возможно, с лучшим результатом. Итак, следует устанавливать жесткие временные рамки при проведении переговоров, совещаний и т. п

4. Придерживайтесь принципа установления приоритетов при выполнении всех видов работ

Никто не в состоянии справиться со всеми делами, которые необходимо или хотелось бы сделать. Широко распространенным явлением и проблемой является стремление сделать сразу слишком много дел. Однако в сутках лишь 24 часа. Чтобы как-то растянуть свой рабочий день, некоторые прихватывают, в случае крайней необходимости еще и часть ночи. Не забывайте, что стресс возникает не от того, что мы сделали, а от того, что мы не успели сделать. Нас угнетает сознание того, что мы не успели закончить работу. Единственная возможность справиться с потоком заданий, деловых встреч, договоренностей - это четко и однозначно установить для них приоритеты, ориентируясь на достижение собственных целей и выполнение действительно важных дел. Благодаря этому можно наилучшим образом использовать каждый день, час и минуту. В первую очередь целесообразно браться за то дело, которому отводится приоритет номер1.

5. По возможности выполняйте только действительно важные дела (Принцип Парето)

Вильфредо Парето в XIX в. обнаружил, что лишь небольшая часть результата какой-либо деятельности представляет собой действительную ценность. Так, к примеру, 80% успеха фирмы достигается благодаря лишь 20% клиентов или только в 20% текста статьи или циркулярного письма содержится 80% всей информации. Если мы при чтении, на совещаниях, при занесении данных в компьютер и т.п. ограничимся тем, что является действительно важным, то, использовав лишь 20% своего рабочего времени, мы получим 80% результата. Главная трудность заключается в том, чтобы выявить те 20%, от которых зависит успех дела. В данном случае малое решающим образом определяет многое!

6. В полной мере используйте делегирование как оплачиваемую услугу

Ни один деловой человек, дорожащий своим временем, не должен делать все сам. Те задания, выполнение которых могли бы взять на себя другие, непременно должны выполнять именно они. Тому, у кого совсем нет подчиненных или сотрудники не обладают достаточной квалификацией, следует набрать подчиненных с соответствующей подготовкой или позаботиться об обучении уже имеющегося персонала. Поскольку делегирование полномочий влечет за собой значительную экономию времени, выгоднее и дешевле всего длительное время пользоваться платными услугами вне своей фирмы, прибегая к помощи различных агентств, консультационных фирм и организаций, оказывающих различные услуги.

7. Крупные задания выполняйте небольшими частями (тактика нарезания салями)

Еще Альберт Эйнштейн подметил, что большинству людей нравится рубить дрова потому, что при этом за действием сразу следует результат. Именно из-за того, что результат отдален по времени, людям свойственно "увиливать" от крупных и непростых заданий или медлить с их выполнением, иначе говоря, откладывать их "в долгий ящик”. Даже сильно проголодавшись, человек не в состоянии съесть сразу целого быка, он может каждый день съедать примерно два бифштекса. Цели и проекты также следует делить на небольшие порции и выполнять их в течение достаточно длительного времени, каждый день отводя на эту работу примерно по два часа. По достижении первой промежуточной цели выявятся и определенные результаты, которые будут стимулировать выполнение оставшихся задач.

8. Устанавливайте для самого себя сроки выполнения дел категории А (ЦДФ)

Например в начале месяца, в рабочем календаре зарезервировать определенные временные блоки для выполнения своих начинаний и воспринимать их как заранее запланированные деловые встречи или совещания. Когда вы станете в дальнейшем заносить в календарь сроки новых переговоров, совещаний и т.п., то невольно "споткнетесь" о свою прежнюю запись и будете вынуждены перенести намечаемое мероприятие на другой срок. Этого не случится, если в календаре будет отсутствовать запись о задуманном вами деле. Только так можно заставить себя непременно выделить в своем расписании время для выполнения действительно важных для вас дел, относящихся к так называемой категории А-дел. Записи о планируемых собственных А-делах точно так же, как и записи о деловых встречах, совещаниях и т.п., нужно дополнить конкретными сведениями, т.е. цифрами, датами и фактами (ЦДФ). Когда сроки проведения различных мероприятий будут согласовываться с другими сотрудниками, "договоренности с самим собой" следует непременно учитывать при планировании всех остальных дел.

9. Главные задачи выполняйте рано утром (ощущение успеха)

Утренний час дарит золотом нас. Секрет успеха многих предпринимателей заключается в том, что они еще ранним утром дома или на рабочем месте непосредственно перед началом рабочего дня успевают выполнить то или иное важное для них дело или, по крайней мере, начать его. Подобное решающее опережение в любом случае окупается.

10. Сознательно учитывайте в рабочих планах колебания уровня работоспособности

Большинство из нас на себе ощущает, что производительность труда в течение рабочего дня меняется, она то достигает пика, то резко снижается. Происходит это независимо от того, является ли человек "жаворонком” или "совой”. В любом случае следует планировать выполнение наиболее важных работ на периоды повышения работоспособности. В это время человек чувствует себя полным сил и успевает сделать значительно больше и с лучшим результатом, чем в период спада работоспособности. Работы рутинного характера, не имеющие большого значения, следует выполнять в послеобеденное время. При планировании дел на день следует помнить, что самые важные дела выполняются в начале рабочего дня. В период наивысшей работоспособности целесообразно проводить собеседования с сотрудниками, совещания и деловые встречи с клиентами. Период спада работоспособности посвятите консультациям и телефонным звонкам.

2. Практическая часть

Планирование рабочего времени руководителя организации ООО "ФЛИНТ-КСИ"

ООО "ФЛИНТ-КСИ" - молодежный развлекательный центр в Москве.

В настоящее время эффективность работы организации во многом определяется эффективностью повседневной работы персонала управления. Очевиден тот факт, что в коллективе трудно наладить работу, когда руководитель и его подчиненные не обладают современными приемами и методами работы, не совершенствуют свой индивидуальный рабочий стиль. Безусловно, готовность руководителя к успешной деятельности определяется знаниями, умениями, навыками и качествами. Однако немаловажную роль играет изучение причинно-следственного механизма имеющих место недостатков и проблем, а также поиск путей совершенствования своей работы.

Эффективность работы организации ООО "Флинт-КСИ" реализовывалась благодаря грамотно сформированной структуре управления. Во главе организации стоит директор, в подчинении которого находятся менеджеры:

1. Tор-менеджер

2. Middlе-менеджеры

3. Менеджеры низшего звена

Каждый из них выполняет строго определенные обязанности. Для эффективного выполнения своих функций менеджер должен грамотно планировать свой трудовой день.

Решающее значение для устранения недостатков в практике повседневной деятельности имеет рациональное использование руководителем рабочего времени. В организации "Флинт-КСИ" это достигается путем делегирования директором части своих полномочий и обязанностей менеджерам. В основном к данным обязанностям относится повседневная рутинная работа, например, составление графиков рабочего времени персонала, работа с документацией, работа с клиентами организации, прием телефонных звонков.

Важным шагом при создании эффективной системы управления собственным временем для руководителя является определение целей деятельности, как на короткий, так и на длительный период. Управление на основе целей не связано с дополнительными усилиями, так как базируется на процессе планирования с определением предельных сроков выполнения намеченных действий или мероприятий. Благодаря уменьшению объема повседневной работы у директора "Флинт-КСИ" появилось достаточно свободного времени для разработки целей организации, выработки стратегии на долгосрочный период.

Цели, намеченные руководителем, не только определяют те действия, которые следует осуществить, но и стимулируют их исполнение. Постановка целей означает для руководителя сознательное осуществление своих действий. Целеполагание для руководителя действует как движущая сила, энергия которой исчезает лишь тогда, когда цель достигнута.

Чтобы получить как можно лучшие результаты при планировании рабочего времени, руководителю необходимо использовать такое понятие, как "периоды планирования": день, неделя, месяц, год. Каждый период планирования должен рассматриваться отдельно. В этой связи рекомендуется иметь отдельный план для каждого периода.

Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование рабочего времени приносит выигрыш во времени. В этой связи у руководителя появляется возможность использовать имеющееся у него рабочее время для плодотворной и успешной деятельности и достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени. Планирование как важнейшая составная часть организации личного труда означает подготовку к реализации намеченных целей и структурирование (упорядочение) рабочего времени.

При разработке своего рабочего плана каждого периода руководитель "Флинт-КСИ" руководствовался ответами на следующие вопросы:

Какова основная цель данного периода?

Каким количеством времени он располагает?

В какой очередности должны быть выполнены основные задачи периода?

Какие подготовительные мероприятия должны быть выполнены?

Чтобы правильно выполнять свои обязанности и достичь поставленных целей, руководитель ясно представляет себе, насколько ограничен его бюджет рабочего времени. Это объясняется тем, что разрабатываемый план рабочего периода представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

Для разработки плана рабочего дня руководитель "Флинт-КСИ" пользовался методом "Альпы", который предполагает реализацию следующих пяти стадий, базирующихся на использовании основных принципов и правил планирования рабочего времени (данный метод может быть использован и для разработки плана рабочей недели):

Составление полного перечня планируемых работ на текущий день. Этот перечень должен быть составлен с учетом предварительного распределения работ по приоритетности их выполнения.

Определение планируемой продолжительности каждой из намеченных к выполнению работ и общего бюджета рабочего времени.

Резервирование рабочего времени с учетом соотношения 60: 40.

Принятие решений по делегированию работ, намеченных руководителем к исполнению.

Контроль и перенос несделанного. Контроль выполнения заданий и использования рабочего времени является последним пунктом в системе индивидуального планирования. Осуществление контрольных мероприятий позволяет руководителю получить необходимую информацию для проведения анализа структуры фактических затрат рабочего времени и приступить к поиску возможных путей совершенствования своей работы.

Важной составляющей эффективной деятельности руководителя является его умение принять решение о том, каким из задач, стоящих перед ним, следует придавать первостепенное, второстепенное и т.д. значение в практике повседневной работы. Каждый день руководителю приходится принимать решение об установлении приоритетов решаемых задач и проблем. В этой связи актуальным для любого руководителя является умение сознательно устанавливать однозначные приоритеты, последовательно и системно выполнять задачи, включенные в план, с соответствующей очередностью выполнения.

Заключение

Планирование работ помогает командам и организациям построить свои ожидания на будущее, определить ресурсы, которые понадобятся для успеха и принять необходимые меры, чтобы осуществить ожидания. Разработка стратегии - эффективна для достижения долгосрочных целей. Более того, стратегическое планирование является ключевым фактором повышения уровня мотивации и приверженности достижению целей. Наконец, эффективное применение плана - настолько же важно, насколько само планирование. Это истинный фактор, который определяет, является ли организация успешной.

"Стратегическое планирование" - это термин, который определяет фокус организации, ее направление и меры успеха.

Список литературы

1. Щекин Георгий. Организация и психология управления персоналом: Учеб. - метод. Пособие. - К.: МАУП, 2002. - 832 с.: ил. Библиогр.: с.752-759.

2. Архангельский Г. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы. - М.: АиСТ-М, 2007. - 455 с.

3. Веснин В.Р. Основы менеджмента. - М.

4. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. - М.: Гардарики, 2008 г.528 с.

5. Герчикова И.Н. Менеджмент. - М.: ЮНИТИ, Банки и биржи, 2008г.480 с.

6. Завельский М.Г. Экономика и социология труда. - М.: Логос, 2009. - 208 с.

7. Ричард Л. Дафт. Менеджмент. - СПб.: Питер, 2009. - 832 с.

8. Травин В.В., Дятлов В.А. Менеджмент персонала предприятия: Учеб. - практ. пособие. - М.: Дело, 2011. - 272 с.

9. Материал сайта wikipedia.org

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Рабочее время и тайм-менеджмент руководителя и специалиста на предприятии: суть, классификация, пути повышения эффективности использования. Современные приемы тайм-менеджмента. Анализ использования рабочего времени МУЗ "Ивановская городская больница № 2".

дипломная работа , добавлен 17.08.2016


Сущность планирования рабочего времени. Эффективное обучение тайм-менеджменту. Анализ планирования рабочего времени руководителя на примере OOO "ФЛИНТ-КCИ" и разработка рекомендаций по его оптимизации. Причины дефицита времени и его инвентаризация.

курсовая работа , добавлен 30.10.2012


Исследование основных правил и функций тайм менеджмента, техники правильного использования времени. Реалистичное планирование рабочего времени. Систематизация заданий по важности и очередности. Организация рабочего дня. Согласование планов во времени.

презентация , добавлен 08.02.2015


Тайм-менеджмент: сущность, задачи и принципы. Причины дефицита времени. "Золотые" пропорции планирования времени: его инвентаризация, "поглотители", постановка цели. Техника анализа сложности задач. Делегирование полномочий. Информационная коммуникация.

реферат , добавлен 03.02.2011


Значение тайм-менеджмента в деятельности предпринимателя. Грамотное планирование рабочего времени и рациональное распределение обязанностей между сотрудниками. Методы рационального использования времени. Основные причины стрессов у предпринимателей.

реферат , добавлен 10.05.2012


Анализ эффективности использования рабочего времени. Определение и основные понятия тайм-менеджмента. Его структура: целеполагание, определение приоритетов, знание инструментов планирования, привычки. Характеристика основных техник управления временем.

реферат , добавлен 11.12.2015


Тайм-менеджмент: планирование и контроль времени. Понятие времени, причины его дефицита. Правила начала дня. Преодоление трудностей, связанных с тайм-менеджментом. Правила завершения рабочего дня. Рекомендации по обращению с не пунктуальными людьми.

реферат , добавлен 20.10.2012


Время как социально-философская категория. Основные гипотезы и проблемы организации времени. Основные направления тайм-менеджмента. Перспективы применения технологий тайм-менеджмента в школе. Планирование как фактор внедрения технологий тайм-менеджмента.

дипломная работа , добавлен 27.11.2012


Сложность управления творческим и управленческим трудом "сверху". Концепции тайм-менеджмента и основные проблемы нехватки как личного, так и рабочего времени. Откуда появляется нехватка времени и как с ней бороться. Этапы внедрения тайм-менеджмента.

контрольная работа , добавлен 08.12.2010


Тайм-менеджмент как тренировка контроля над количеством времени, потраченным на конкретные виды деятельности, оценка его роли в повышении эффективности и продуктивности работы. Анализ использования рабочего времени. Структура и принципы тайм-менеджмента.